Uneori am productivitatea muncii senzațională, alteori… well… din 8-10 ore pe care le lucrez pe zi, 3-4 le pierd aiurea, fără valoare. Probabil te-ai lovit și tu de așa ceva. Dura câteva zile hotărârea „de azi sunt organizată și focusată” și ulterior reveneam la vechile obiceiuri. Apoi însă am citit multe cărți pe tema asta, am urmărit videouri, am făcut cursuri și terapie. E adevărat că poți plăti 100 de cursuri și cumpăra 1000 de cărți, dacă leneșul din tine spune NU, luptătorul pierde. Eu însă azi sunt mândră de stilul meu de lucru și de cât de multe reușesc să fac. De cele mai multe ori. Mă știi cât de polivalentă sunt și că îmi place ca atunci când mă apuc de o activitate, să o duc spre perfecție!

Câteva întrebări de la bun început, ca să știi unde te afli, dacă te identifici în situația mea:

  • ești productivă în orele lucrate?
  • ești mulțumită de rezultatele tale lucrând 8-10 ore pe zi?
  • ai cu ce să-ți ocupi timpul (hobby-uri) în cele câteva ore pe care le-ai câștiga având un time-management mai bun?
  • vrei să-ți crești productivitatea muncii prin această schimbare sau scopul final este să ai mai mult timp pentru tine?
  • în acele zile cât te-ai ținut de „program” ai fost mai eficientă? Dar mai satisfăcută? Dar mai împlinită?
  • ai identificat tu această „problemă” sau ți-a fost indusă de cineva? (De ex. manager, colaborator, asociat etc.)

Ceea ce vreau să îți spun de la început este faptul că dacă ești mulțumită de tine lucrând cele 4-5 ore zilnic, poate că așa funcționezi tu și poate că n-ar trebui să-ți mai pleci urechea la toate bullshit-urile corporatiste găsite prin cărți și menite să ne transforme pe toți în mici roboței ultra-productivi (amintește-ți că eu sunt corporatistă, da?!?). Dacă în cele 5 ore produci suficient înseamnă că nu ai nevoie de 10!

Dacă nu ești mulțumită, poate nu ești îndeajuns de nemulțumită încât să schimbi ceva la tine! Se numește procrastinare, nu vezi beneficiile în a-ți atinge țelurile sau nu ai țelurile bine definite și ești un câine rătăcit. Procrastinarea este un fenomen absolut normal. Suntem „programați” psihologic să amânăm rezolvarea sarcinilor, motiv pentru care deadline-urile sunt cel mai bun stimulent. Diversifică lucrurile pe care le faci, găsește alt job sau pur și simplu obișnuiește-te cu ideea că așa lucrezi. Cât timp îți realizezi task-urile și treaba merge bine, nimănui nu ar trebui să îi pese cum îți gestionezi timpul.

După lungi analize personale și terapie, am constatat că experimentez astfel de stări când:

  • nu sunt convinsă că munca mea are finalitate; nu-mi place să muncesc de dragul de a face ceva, iar în perioada asta gradul de incertitudine este foarte mare (în domeniile în care activez eu, cel puțin)
  • nu există alți oameni cu care să pun țara la cale sau cărora să le spun frământările mele. Chiar dacă nu lucrez efectiv cu oameni, mă ajută mult să povestesc altora prin ceea ce trec, căci astfel îmi găsesc singură soluțiile, plus mă motivează să simt energie în jurul meu, să văd că se întâmplă lucruri, că este agitație, că sunt susținută. Când vorbesc și povestesc ce fac, cum fac, când oamenii îmi oferă susținerea lor, mă impulsionează să mă mișc și eu.
  • nu știu dacă fac bine ceea ce fac. Atunci mă ajută să mă duc către oameni, cerându-le părerea; chiar dacă sfaturile nu se potrivesc, stârnesc reacție din partea mea, iar reacția, pentru mine, este mai benefică decât starea de amorțeală.

Important! Oamenii către care mă duc când sunt în stare de blocaj sunt oameni în care am 100% încredere, iar ei știu asta și sunt alături de mine. Prefer să am o mână de oameni de încredere în jur, la care să pot apela fără rușine, oricând, la orice oră, iar ei să știe că fac asta doar pentru că am nevoie de ajutorul lor, care e esențial pentru mine!

Long story short, posibil să ai nevoie de oameni care să-ți dea energia necesară și posibil să fie doar o perioadă mai dificilă. Nu te considera vampir energetic și nu fii atât de dură cu tine!

Planificarea și organizarea activității. Productivitatea

Sunt adepta listelor. Lista de cumpărături. Lista bagajului de vacanță. Lista activităților ce trebuie realizate. Lista priorităților. Lista plăților. Lista listei listelor.

Dar cea mai importantă listă e lista motivației tale. De ce faci ceea ce faci. Lipsa de productivitate ar putea fi o chestiune de disciplină (caz în care ar putea fi utilă o abordare tehnică, povestesc mai jos despre câteva tehnici utile) sau ar putea fi o chestiune de motivație. Tony Robbins spunea: când faci ceva, sau în cazul opus, când nu faci ceva, există anumite motive; care sunt?!? Scrie-ți pe o foaie scopul, stabilește obiectivele, minim 5, creează-ți planul. Detaliază fiecare punct, scrie avantajele și dezavantajele, iar în funcție de acestea ia decizia direcției de acțiune. De câte ori “te prinzi” că te sabotezi, uită-te la motive, dacă vezi că nu merge, schimbă strategia. Dacă ești obosită, ia o pauză și dormi 3 ore, apoi o iei de la capăt! Altfel vei vedea lucrurile!

Apoi lista activităților (“to do list”) săptămânale urmărite zilnic. Lași loc pentru chestiuni imprevizibile. Sarcinile mărunte cu care consideri că pierzi timpul trebuie delegate. Un manager trebuie să aibe ca prioritate dezvoltarea companiei, nu aranjarea dosarelor (de exemplu). Apoi, la finalul fiecărei zile, după bifarea celor realizate, alcătuită lista zilnică pentru a doua zi, în ordinea urgențelor, cu pauze fixe între treburi (eu în pauze citesc ca să pot să mă relaxez efectiv și abia aștept să termin următoarea sarcină ca să pot continua cartea, whatever works best). Totodată, îmi dau permisiunea să le trec de pe o zi pe alta atunci când timpul nu îmi permite să le termin. Cu fiecare task terminat mă simt mai ușurată și mai bine. Bifat când e gata.

Dacă ești legată de calculator sau laptop, poți pune și niște post-it-uri în fața ta ca să le vezi mereu. Eu sunt o old school mai modernă, la mine mine merge o combinație între cele două: lucrurile urgente le scriu pe post-it, iar activitățile ce se pot planifica pe termen mai lung le marchez în calendar, cu reminder. Care crezi că te ajută mai mult e perfect! Eu pun pe listă și chestii care nu sunt urgente, ca să fac cât mai mult într-o zi. Important e să îți iei pauză când simți că nu mai ai chef… și bagă mare când chiar ai chef!

Pentru mine mai contează și mediul în care lucrez. Dacă am de dat telefoane, cel mai productivă sunt undeva unde mă pot plimba dintr-o parte în alta, dacă e de stat la laptop, atunci îmi trebuie liniște și o masă. Sub nici o formă nu pot munci productiv din pat sau de pe canapea. But that is just me!

Organizarea timpului de lucru

Cunoaște-ți ritmul circadian. Lucrează ce-i mai complicat și necesită atenție atunci când știi că e momentul zilei de maximă concentrare pentru tine. Există o mulțime de cursuri gratuite de time management și sunt n variante, important e să încerci cât mai multe, ca să o găsești pe cea mai bună pentru tine!

Pe de altă parte, depinde ce anume faci în cele 5-6 ore; eu, de exemplu, când lucrez, mereu închid Facebook-ul/Instagram-ul, ele îmi distrag cel mai mult atenția. Deși clienții mei acolo sunt, prefer să intru doar din cand în cand, cam o dată pe oră, 10 minute. La prânz, ia-ți clar o pauză de minim 30 de minute. Organismul are nevoie de combustibil ca să genereze energia necesară creierului să funcționeze corect!

Când simți că ai nevoie de concentrare profundă, respiră adânc de 3-5 ori și fă câteva exerciții de stretching – mâini și picioare. Te va ajuta să te destinzi și să pui sângele în circulație, să nu amorțești.

Tehnici utile de îmbunătățire a randamentului de lucru

Majoritatea supra-apreciem eficiența cu care lucrăm sau timpul pe care îl petrecem lucrând la activități cu valoare adăugată. O schimbare radicală în modul de gândire m-a ajutat mult: acum știu că am încă 5 ore pe zi pe care le pot folosi atunci când o să am ceva de valoare care să le necesite. Cultura asta de „a fi ocupați” nu e folositoare! „Decât să muncești degeaba, mai bine stai degeaba!” nu e chiar o zicală proastă. Când stai degeaba, te poți gândi, poți reflecta sau te poți odihni/relaxa. Toate sunt importante pentru performanță, pentru randamentul de lucru! Dacă ai ceva obiectiv pe care nu-l poți atinge din cauză că „pierzi” aceste ore zilnic, atunci e de investigat chiar aici – la obiectiv.

Hotărârea de a fi focusat nu este suficientă. Ca hotărâre în sine, mă refer. Ea trebuie să fie urmată de o acțiune zilnică, susținută de mai multe componente. Vechile obiceiuri trebuie înlocuite de noi obiceiuri. Ca acestea din urmă să se poată manifesta,trebuie mai întâi implementate. Cum? Pași mici, rutina de a le face (obiective pe termen scurt, susținute de acțiune). Dacă renunți, de ce renunți? Te identifici cu vechile obiceiuri? Fac parte din identitatea ta? De ce crezi asta? Când s-au format? În ce context și la ce te ajută? De ce lucru te protejează ele? Ce te motivează să faci schimbarea? De ce ai nevoie de asta? Care este sau care crezi că este scopul final al acestei decizii?

Schimbă câte un obicei pe rând. Să zicem că obișnuiești să te trezești la 10, iar tu vrei să te trezești la 8. Trezește-te în fiecare dimineață cu 20 de minute mai devreme, până ajungi la ora dorită, și apoi cel puțin 3 săptămâni fii focusată doar pe a-ți atinge obiectivul acesta, de a te trezi mai devreme. După ce asta devine un obicei și merge „de la sine”, propune-ți să schimbi altceva. Ia-le pe rând și lasă-ți timp să le implementezi. Ai mari șanse să reușești dacă faci pași mici.

Încearcă să faci toate sarcinile pe rând. Recomand să deschizi laptopul indiferent cât de leneșă, deprimată sau fără chef ai fi. După ce faci cel mai mic task, vei face aproape involuntar și restul. Ah, și nu aș sta la birou atâtea ore când este clar că cele 4/5 ajung să meargă afacerea. După ce îți intri în ritm, crește timpul productiv petrecut muncind cu o viziune clară de câte vei putea face cu +1 ora, +2 ore etc. Atunci va fi mai clară creșterea, acum focusul poate e pe rușine și neproductivitate… Până la urmă, cele 4 ore se adaugă mereu la restul de 4xn00 zile din urmă. Așa se face treaba, 4+4+4…

Renunță la treburile inutile sau neproductive. Atât timp cât motivația nu este suficientă cât să îți distragă atenția de la ce tu acum consideri neproductiv, nu o să reușești să scapi de ceea ce numești acum lucruri inutile.

Până la urmă, fiecare avem zile și zile, eu personal nu cred în ceva strict, urmat robotic. Oameni suntem!

Dacă ți-a plăcut acest articol și îl consideri util, îți recomand și alte două mai explorate:

Poți urmări și pagina mea de Facebook, acolo postez tips& tricks periodic, mai ales culese din cărți și de pe la alții!

Facebook Comments

4 Replies to “Focusul și ordinea privind eficiența și productivitatea”

Lasă un răspuns

Adresa ta de email nu va fi publicată. Câmpurile obligatorii sunt marcate cu *