Focusul și ordinea privind eficiența. 2 tehnici de gestionare a timpului și creștere a productivității

Pentru că feedbackurile legate de articolul Focusul și ordinea privind eficiența și productivitatea au fost foarte bune și mi s-a propus să detaliez și tehnicile pe care le folosesc, astăzi mă voi apleca asupra principalelor 2 metode de creștere a productivității și de gestionare a timpului pe care le pun în practică ori de câte ori simt că lucrurile nu merg așa cum mi-aș dori.

Matricea lui Eisenhower

Matricea lui Eisenhower sau Matricea Priorităților este o metodă care ajută la prioritizarea activităților și creșterea implicită a productivității. Dacă e să rămână unele sarcini neefectuate, să rămână alea fără valoare adăugată. Căci „Nu am timp” a devenit un fel de motto al timpurilor noastre.

Matricea lui Eisenhower este o diagramă simplă, dar foarte utilă în determinarea priorităților, pentru a obține un randament ridicat. Pentru a-ți folosi timpul, energia și talentul în mod eficient, trebuie identificate activitățile importante sau urgente, precum și cele care trebuie delegate sau evitate, pentru a putea aloca mai mult timp activităților care aduc valoare adăugată.

Folosind această metodă, sarcinile sunt evaluate folosind 2 criterii:

• important / neimportant
• urgent / nu e urgent

Apoi, în funcție de combinația celor 2 criterii, sarcinile sunt plasate în unul din cele 4 cadrane.

Dacă ți se pare greu să le aloci unui cadran, poți face un tabel de clasificare:

În acest tabel, treci toate activitățile de făcut și le dai note de la 0 la 10 pentru efort presupus și impact rezultat. Apoi, alocarea activităților în cadranele matricei se poate realiza în funcție de punctajul fiecăreia, unde un scor scăzut putând fi considerat cel mai mic sau egal cu 5. Astfel, alegând să faci acțiunile urgente și importante, creșterea productivității este evidentă!

Tehnica Pomodoro

Trăim într-o lume supraconectată, care încurajează multitaskingul. Viața de zi cu zi cere capacitatea de a face mai multe lucuri de odată, iar asta poate fi epuizant, ceea ce de multe ori duce la reducerea productivității.

Tehnica Pomodoro este o metodă de gestionare a timpului, dezvoltată de Francesco Cirillo la sfârșitul anilor 1980. Tehnica folosește un timer pentru a descompune munca în intervale. Aceste intervale sunt numite „pomodoros”, plural englezit al cuvântului italian „pomodoro” – roșie, tomată – după timerul de bucătărie în formă de roșie pe care Cirillo l-a folosit ca student. Tehnica propune să iei lucrurile pe rând şi să împarţi activităţile pe care le ai de îndepinit în „felii” de lucru de 25 de minute, despărțite de pauze de 5 minute, pe principiul «pauzele lungi și dese, cheia marilor succese». Pe scurt, metoda se realizează în 5 pași:

• se alege o sarcină, un task
• se setează un timer să sune după 25 de minute – poate fi un dispozitiv specific sau telefonul mobil
• timp de 25 de minute, se lucrează la sarcina, taskul tău, fără să faci nimic altceva
• când sună alarma, se ia o pauză de 5 minute în care creierul să se relaxeze: schimbă atmosfera, bea ceva bun sau fă stretching, important e să te deconectezi de la lucru
• după patru „secvenţe” de muncă, de 25 + 5 minute fiecare, ia o pauză mai mare de 20-30 de minute.

Atenție! Fără Facebook, chat cu prietenii sau discuţii la telefon. Nu te lăsa distrasă. Dacă îţi aminteşti că ai ceva important de făcut şi nu vrei să uiţi, notează pe o foaie de hârtie, dar păstrează-ţi focusul pe task.

Dacă estimarea unei activități este mai mare de 6 „pomodoros”, înseamnă că activitatea este prea complexă și ea trebuie împărțită în mai multe activități.

Până la urmă, fiecare avem zile și zile, eu personal nu cred în ceva strict, urmat robotic. Oameni suntem!

Dacă ți-a plăcut acest articol și îl consideri util, îți recomand și altele mai explorate:

• Gestionarea timpului când lucrăm de acasă. Cum câștigăm timp?
• Câteva sfaturi pentru muncă de acasă de succes
• Focusul și ordinea privind eficiența și productivitatea

Poți urmări și pagina mea de Facebook, acolo postez tips& tricks periodic, mai ales culese din cărți și de pe la alții!